22 mai REGES-ONLINE devine obligatoriu pentru toți angajatorii, înlocuind vechiul sistem Revisal.
Hotărârea de Guvern nr. 295 privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE) a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 278 din 31 martie 2025 , se poate vedea la adresa: https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/295995
REGES-ONLINE devine obligatoriu pentru toți angajatorii, înlocuind vechiul sistem Revisal.
Desi termenul pentru migrarea in noua platforma Reges Online este 30.09.2025 , va rugam sa faceti demersurile necesare cat mai repede pentru a va putea acorda sprijinul necesar in cazul in care intampinati greutati in creearea contului pe platforma.
CE TREBUIE SA FACETI IN CALITATE DE ADMINISTRATOR AL FIRMEI
Important! In calitate de Reprezentant Legal al unei firme este obligatoriu sa va creați un cont in REGES ONLINE. Fără acest cont, nu veți putea delega accesul către un alt utilizator,firma către care ați externalizat gestionarea bazei de date.
Crearea unui cont REGES-Online pe CNP
Contul se crează pe CNP-ul reprezentantului legal.
Crearea contului de catre reprezentantul legal nu inseamna automat primirea accesului la firma.
Dupa crearea contului, trebuie urmat pasul suplimentar -> solicitarea accesului prin completarea CUI-ului in platforma (Registre->Cerere acces).
Accesul in REGES-ONLINE se acorda exclusiv de către reprezentantul legal.
Prestatorii de servicii nu pot solicita acces direct in numele clienților lor. Pentru a putea opera in REGES-ONLINE, acestia trebuie sa primeasca un drept delegat in platforma, oferit de reprezentantul legal/ imputernicit al angajatorului!
Inregistrarea
Pentru a va inregistra in platforma REGES-ONLINE, aveti doua optiuni de validare a identitatii:
1. Prin aplicatia ROeID (recomandat)
2. Cu semnatura digitala calificata– validare directa online
1. Prin aplicatia ROeID
Aceasta poate fi descarcata pe telefon iar crearea identitatii se face prin urmarea a cativa pasi, care permite identificarea rapida si la distanta. Trebuie sa aveti Cartea de identitate la indemană.
Pasi de urmat:
a. Deschizi aplicația și introduci datele personale
Se face o fotografie a buletinului ca să extraga informațiile necesare activării identității digitale. Informații precum nume, prenume, CNP, seria și numărul de buletin vor fi folosite pentru a verifica autenticitatea informațiilor.
b. Faci un selfie cu fața ta
O fotografie selfie din aplicație de pe telefonul mobil este folosită pentru a verifica similaritatea cu fotografia din buletin.
c. Filmezi un clip video mișcând capul
Inregistrăm un video în care te invităm să rotești capul in 3 direcții alese aleator de aplicația de pe telefon. Nu mișca foarte mult capul, asigură-te ca vei vedea mereu ambii ochi in filmarea de pe ecran astfel încat fața să fie tot timpul vizibilă pe ecranul telefonului.
d. Filmezi in continuare cartea de identitate
Înregistram in continuarea filmării miscarea buletinului in fața camerei video. Este important să iti vezi fata tot timpul in cadrul acestui proces iar cartea de identitate să fie pozitionată cât mai bine încadrată în dreptunghiul indicat pe ecran.
e. Înregistrezi un clip audio-video în care citești textul afișat de aplicație
Înregistram un video in care te invităm să citești răspicat, tare și foarte clar cuvintele indicate pe ecran. Este timp suficient, nu te grăbi și nu apropia telefonul mai mult decât până acum, se va auzi suficient de bine.
2. Cu semnatura digitala calificata– validare directa online
Se face pe adresa https://reges.inspectiamuncii.ro/, alegeti butonul “Registru pentru angajator”, cont nou, cu adresa de email si parola apoi se conecteaza cu semnatura electronica care la fiecare conectare trebuie sa fie prezenta in calculator si se urmeaza pasii – trebuie sa aveti la indemana confirmare ANAF de la semnatura electronica si sa fiti atenti ca nume si prenume sa fie identic cum e scris in semnatura electronica.
Gasiti un ghid la adresa:
Alocarea firmei proprie la cont
După autentificare, reprezentantul legal al firmei va solicita acces pentru angajatorul pe care il reprezintă, firma fiind deja preînregistrata in sistem pe baza CUI-ului.
Este demn de retinut faptul ca, sunt preinregistrate inclusiv firmele noi infiintate (ITM-urile nu mai acorda utilizator si parola pt acestea).
-
Dupa ce firma este inregistrata la ONRC si i se atribuie un CUI/CIF, ea este inclusa automat in baza de date nationala care alimenteaza si platforma REGES-ONLINE.
-
Nu trebuie sa introduceti manual firma in REGES.
-
Reprezentantul legal se poate autentifica (prin ROeID, semnatura digitala etc.) si poate solicita acces pentru acea firma, introducand CUI-ul in platforma.
Pentru reprezentantii legali ai angajatorilor neinregistrati la ONRC autorizarea se face cu prezentare la sediul ITM a urmatoarelor documente: hotarare judecatoreasca de infiintare sau alt act constitutiv, CI, act care atesta calitatea de reprezentant legal.
Pentru imputernicitii desemnati de reprezentantii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face cu prezentare la sediul ITM a urmatoarelor documente: certificat de inregistrare la ONRC sau cif, hotarare judecatoreasca de infiintare sau alt act constitutiv, imputernicire notariala, CI reprezentant legal, CI imputernicit.
Delegare acces REGES-ONLINE
Angajatorul are obligatia sa introduca in sistem urmatoarele date despre prestator in momentul in care deleaga accesul din meniul Registre → Delegare:
-
CUI/CIF
-
Reprezentantul legal
-
Data incheierii contractului de prestari servicii
-
Data inceperii contractului de prestari servicii
-
Data sfarsit (daca este cazul) pentru contractul de prestari servicii
Dupa ce sunt urmati pasii de mai sus in calitate de Prestatori avem acces la registru si putem opera in REGES ONLINE
Informatii care trebuie raportate
Toți angajatorii trebuie să se înregistreze în REGES-ONLINE pana la data de 30.09.2025, dupa care au urmatoarele obligatii:
· Transmite datele înainte de angajare
Datele contractului individual de muncă trebuie introduse în sistem cel târziu în ziua anterioară începerii activității salariatului.
· Actualizează contractele active
Toate datele contractelor existente (active) trebuie completate în sistem în aceleași 6 luni de tranziție.
· Modificările trebuie raportate la timp
Orice modificare a funcției, salariului, normei de muncă, suspendării sau încetării CIM trebuie transmisă în termene legale – majoritatea în ziua anterioară producerii modificării.
· Poți delega completarea REGES, dar răspunderea e a ta
Angajatorii pot contracta contabili sau prestatori autorizați pentru completare, însă răspunderea rămâne exclusiv a angajatorului.
· Dosar personal complet, inclusiv digital
Fiecare angajat trebuie să aibă un dosar personal complet – în format fizic sau electronic, dacă se utilizează semnătura electronică.
· Eliberează documente la cererea angajatului
Angajatorul are obligația să furnizeze salariatului, în 15 zile lucrătoare, copii sau adeverințe legate de activitatea desfășurată, la cerere.
· Erorile se corectează imediat
Orice greșeală înregistrată în REGES trebuie corectată de îndată ce este cunoscută de angajator.
· Netransmiterea datelor se sancționează
Amenzile pentru nerespectarea termenelor sau erori variază între 3.000 și 20.000 lei, în funcție de gravitate.
Actualizarea contractele active
-
Gradul, tipul handicapului si durata certificatului de incadrare pentru persoanele cu dizabilitati (Art. 4, alin. (2), lit. c): „pentru persoanele cu dizabilitati, gradul, tipul de handicap si durata certificatului de încadrare în grad si tip de handicap”) Impune evidentierea situatiei persoanelor cu dizabilitati in registru, inclusiv durata valabilitatii certificatului.
-
Locul de munca – fix sau mobil. Aceasta mentiune vizeaza clarificarea tipului de activitate prestata de salariat si are implicatii in interpretarea drepturilor acestuia, inclusiv in ceea ce priveste deconturile sau detasarile.
-
Durata timpului de munca si repartizarea acestuia Desi durata timpului de munca era deja raportata partial prin REVISAL, noua hotarare impune si repartizarea acestuia, ceea ce inseamna ca angajatorii vor trebui sa specifice daca e vorba de:
– norma intreaga sau partiala
– program fractionat, in schimburi/ture, individualizat sau flexibil
Angajatorii / prestatorii de servici sunt obligati sa completeze datele lipsa din contractele active in REGES-ONLINE.
Conform Hotararii de Guvern privind REGES-ONLINE, angajatorii au obligatia de a completa si transmite toate datele contractelor individuale de munca active, in cazul in care aceste informatii nu se regasesc deja in sistemul informatic utilizat anterior (REVISAL).
Art. 11, alin. (2): „În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, angajatorii au obligația de a completa și de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori, prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților.”
Ce inseamna asta concret:
Angajatorii / prestatorii de servici trebuie sa verifice fiecare contract activ din baza lor de date.
Daca anumite informatii cerute de REGES-ONLINE nu au fost transmise anterior in REVISAL, acestea trebuie completate si transmise in noul sistem.
Termenul-limita este de 6 luni de la data publicarii hotararii (adica pana la 30 septembrie 2025).
Nerespectarea acestei obligatii atrage amenzi intre 5.000 si 10.000 lei, conform Art. 11 alin. (4) din aceeasi hotarare.
Recomandarea noastră este sa începeți migrarea cat se poate de repede întrucât va trebui intrat pe fiecare salariat si contract in parte sa se actualizeze datele. Daca se amana migrarea pe platforma on line exista riscul sa nu avem timpul fizic necesar sa terminam pana la data de 30.09.2025 si amenzile sunt mari. Va rog sa sunati la nr. de telefon 0769048243– Daniela, in cazul in care intampinati greutati in a va crea contul ca si administrator si a delega accesul prestatorului de servicii revisal.